Geschäftsbereich 3 - Materialwirtschaft

Der Geschäftsbereich Materialwirtschaft ist verantwortlich für die Versorgung aller klinischen, administrativen und Forschungsbereiche des Universitätsklinikums Heidelberg mit medizinischen Verbrauchsgütern (ausgenommen apothekenpflichtigen Artikeln), Technischem-, Wirtschafts- und Verwaltungsbedarf sowie für die Lebensmittelbeschaffung der Speiseversorgung.

Die Aufgabe des Geschäftsbereichs ist es, die Versorgungssicherheit im Klinikum zu gewährleisten sowie die Versorgung unter höchsten Qualitätsansprüchen wirtschaftlich und flexibel zu gestalten.

So erreichen Sie uns
Im Neuenheimer Feld 672
69120 Heidelberg


06221 56-6779
06221 56-5502

Strategisches Beschaffungsmanagement

Die zentrale Aufgabe des strategischen Einkaufsbereichs ist die Preisverhandlung und Vertragsgestaltung mit Lieferanten, die Beratung der universitären Anwender in Produktfragen und Substitutionsmöglichkeiten sowie die Gestaltung der Vergabeverfahren.

Der Geschäftsbereich ist Mitglied der Einkaufsgemeinschaft UNICO.
Die EK-UNICO GmbH ist eine Einkaufsgemeinschaft von zwölf deutschen Universitätsklinika.

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Operativer Einkauf

Der operative Einkauf ist verantwortlich für die Umsetzung der elektronischen Bedarfsanforderungen, der Sicherstellung zuverlässiger und termingerechter Bereitstellung der Ware am Zielort sowie der Bearbeitung von Rücksendungen, Fehllieferungen und Kundenreklamationen.

Um einen weitestgehend automatisierten Einkauf und vereinfachte Bestellabläufe zu gewährleisten, führt der Einkauf zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen einen elektronischen Katalog.

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Vergabe- und Vertragsmanagement

Ausschreibungen des Geschäftsbereichs 3 werden seit dem Jahre 2015 elektronisch durchgeführt.
Somit wurde die am 18. April 2016 in Kraft getretene Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/24/EU in das deutsche Vergaberecht bereits frühzeitig vorbereitet.

Die Frage, ob ein Auftragsgegenstand öffentlich ausgeschrieben werden muss, wird durch die Prüfung sogenannter Schwellenwerte beantwortet. Ab einem Netto-Auftragswert von 10.000 € (Bauleistungen) bzw. 20.000 € (Liefer- und Dienstleistungen) ist eine Ausschreibung nach nationalem Recht durchzuführen.

Die Schwellenwerte, ab denen eine Ausschreibung nach europäischem Recht notwendig ist, werden im Abstand von zwei Jahren von der EU angepasst. Seit 01.01.2018 liegen sie bei 221.000 € netto (Liefer- und Dienstleistungen) bzw. 5.548.000 € netto (Bauleistungen).

Die strengeren EU-Vergabevorschriften fordern nach der Veröffentlichung einer Ausschreibung eine Angebotsfrist von mind. 30 Tagen. Dieser Zeitraum steht sämtlichen interessierten Unternehmen für eine Angebotserstellung zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Angebotsfrist werden die elektronisch eingegangenen Angebote ausgewertet und Vergabeankündigungen an alle Firmen, die ein Angebot eingereicht haben (die sogenannten „Bieter“), versandt. Im Anschluss beginnt eine 10-tägige Wartefrist, nach deren Ablauf ein Zuschlag an den erfolgreichen Bieter erteilt werden darf.

Unsere Ausschreibungen sowie die dazugehörigen Vergabeunterlagen finden Sie nach Veröffentlichung zum Download auf dem elektronischen Vergabeportal Deutsche eVergabe (www.deutsche-evergabe.de)

Gerne steht Ihnen die Vergabestelle des Geschäftsbereichs 3 via E-Mail für weitere Fragen zur Verfügung

Kontakt Vergabestelle

Information für Lieferanten

Welche Einkaufsabteilung ist für welches Produkt zuständig?

Insgesamt drei Einkaufsbereiche teilen sich die Beschaffung. Im folgenden finden Sie die Abteilungen mit den Hauptgruppen:
Apothekenpflichtige Produkte, Reagenzien, Chemikalien, pharmazeutische Produkte: Einkauf der Apotheke
Möbel, Geräte im Anschaffungspreis > 150 Euro, Großgeräte, Computer, Drucker: Einkauf des ZIM
Medizinisches Verbrauchsmaterial, Wirtschafts- und Verwaltungsbedarf, technischer Bedarf: siehe strategischer Einkauf

Wie können neue Produkte vorgestellt werden?

Neue Produkte müssen zunächst im strategischen Beschaffungsmanagement vorgestellt werden. Dort wird geprüft, ob der Einsatz des neuen Produktes wirtschaftlich und sinnvoll ist. Sofern das Produkt eine Neuentwicklung darstellt, stellt der strategische Einkauf Kontakt mit möglichen Nutzern her und koordiniert die Kontaktaufnahme mit dem Lieferanten. Kann das neue Produkt ein bisher eingesetztes Produkt ersetzen, koordiniert der strategische Einkauf mögliche Testungen bei den Anwendungsbereichen/ausgewählten Anwendungsbereichen für die Prüfung der Einsetzbarkeit und Wirtschaftlichkeit des Produktes.

Terminvergabe im strategischen Beschaffungsmanagement

Die Terminvergabe im strategischen Beschaffungsmanagement erfolgt in der Regel nur nach telefonischer Absprache.

  • In Ausnahmefällen per Mail: Der Termin darf nur dann wahrgenommen werden, wenn der Termin per Mail vom strategischen Einkäufer ausdrücklich bestätigt wurde. Keine Antwort ist Terminabsage.
  • Von unangemeldeten Besuchen bitten wir abzusehen.

Warum muss ein Lieferant seine Produkt-Barcodes elektronisch zur Verfügung stellen?

Die Abrechnung der Artikel und nötige Dokumentationen erfolgen zu einem großen Teil über das Scannen mittels Barcodes. Die Artikel-Barcodes müssen vor Lieferung dem Einkauf elektronisch zur Verfügung gestellt werden, damit diese in das SAP-System eingepflegt werden können. Dafür haben wir eine E-Mail-Adressen eingerichtet, an die Sie Ihre Barcode-Daten melden können (MS Excel ab Version 2003).

E-Mail-Adresse für Meldung Ihrer Barcodes: barcode.einkauf@med.uni-heidelberg.de

Retouren

Mit dem Lieferanten vereinbarte Retouren (Rückholung von Waren) haben zum mit dem operativen Einkauf vereinbarten Zeitpunkt zu erfolgen. Wenn kein Datum festgelegt wurde, hat die Retoure innerhalb vom 5 Arbeitstagen ab der Meldung der Retoure zu erfolgen. Veränderungen sind mit dem operativen Einkauf abzusprechen.
Sollte die Ware vom Lieferanten nicht bis zum vereinbarten Zeitpunkt abgeholt sein, gehen wir davon aus, dass der Lieferant auf die Rückholung der Ware verzichtet und den Rechnungsabzug/Erteilung einer Gutschrift dennoch zustimmt. Die Ware wird ggf. humanitären Zwecken zugeführt