Geschäftsbereich Konzerneinkauf
Der Geschäftsbereich Konzerneinkauf ist verantwortlich für die Versorgung aller klinischen, administrativen und Forschungsbereiche des Universitätsklinikums Heidelberg mit medizinischen Verbrauchsgütern (ausgenommen apothekenpflichtigen Artikeln), Technischem-, Wirtschafts- und Verwaltungsbedarf sowie für die Lebensmittelbeschaffung der Speiseversorgung.
Die Aufgabe des Geschäftsbereichs ist es, die Versorgungssicherheit im Klinikum zu gewährleisten sowie die Versorgung unter höchsten Qualitätsansprüchen wirtschaftlich und flexibel zu gestalten.
Strategisches Beschaffungsmanagement
Die zentrale Aufgabe des strategischen Einkaufsbereichs ist die Preisverhandlung und Vertragsgestaltung mit Lieferanten, die Beratung der universitären Anwender in Produktfragen und Substitutionsmöglichkeiten sowie die Gestaltung der Vergabeverfahren.
Der Geschäftsbereich ist Mitglied der Einkaufsgemeinschaft UNICO.
Die EK-UNICO GmbH ist eine Einkaufsgemeinschaft von 14 deutschen Universitätsklinika.
Kontakt Beschaffungsmanagement
Information:
EK-UNICO kooperiert mit Sana Einkauf & Logistik
Die EK‑UNICO GmbH, die führende Einkaufsgemeinschaft der Universitätsklinika und die Sana Einkauf & Logistik GmbH, der spezialisierte Dienstleister für Klinikeinkauf und Logistik, geben ihre Kooperation bekannt.
Damit erfolgt ein strategisch wichtiger Schulterschluss zwischen zwei der führenden Einkaufsorganisationen im Gesundheitsmarkt: Gemeinsam repräsentieren die EK‑UNICO GmbH und die Sana Einkauf & Logistik GmbH mehr als 400 Kliniken in Deutschland, darunter 23 Universitätsklinika, mit einem Einkaufsvolumen von über 3 Mrd. Euro in Deutschland und der Schweiz.
Die EK‑UNICO GmbH bringt dabei die Ressourcen und das Wissen der Beschäftigten aus 14 Universitätsklinika in die Kooperation mit ein. Direkte Praxiserfahrung als Ausgangspunkt für universitäre Beschaffungsprojekte und vergaberechtskonforme Ausschreibungen – mit diesem Erfolgsmodell werden seit vielen Jahren die hohen Qualitätsanforderungen der Mitglieder der EK‑UNICO GmbH erfüllt. Es bildet nun auch den Ausgangspunkt für die „Kooperation der (Einkaufs-)Kooperationen“.
„Neben den rein wirtschaftlichen Vorteilen geht es um nicht weniger als die Stärkung des Beschaffungsmanagements der Zukunft für die Universitätsmedizin der Häuser der EK‑UNICO und der Sana Einkauf & Logistik im medizinischen und politischen Umfeld“, erläutert Ekkehard Zimmer, Kaufmännischer Direktor des Universitätsklinikums Düsseldorf und stellvertretender Vorsitzender der Gesellschafterversammlung der EK‑UNICO GmbH. „Durch eine erhebliche Konsolidierung auf Seiten der Anbieter wurden nationale und internationale Marktverhältnisse seit Jahren etabliert. Nun können wir auch auf Abnehmerseite durch Kooperation, Aufgabenteilung und Bündelung von Expertenwissen die erforderliche kritische Masse gemeinsam aufbringen, die unsere Handlungsfähigkeit deutlich stärkt. Ziel ist es, bei steigendem Kostendruck praxisgerechte Lösungen und Standards zu entwickeln, die beispielhaft für die Branche sein sollen.“
Die Suche nach einem geeigneten Partner wurde in einem europaweiten Vergabeverfahren in Form eines Wettbewerblichen Dialoges aufgenommen. Ausgehend von einer umfangreichen Beschreibung der Anforderungen an die Kooperation wurden Unternehmen aufgefordert, ihr Interesse zu bekunden. „Auf ein bestimmtes Kooperationsmodell war die EK‑UNICO dabei zu Beginn nicht festgelegt.“, verdeutlicht Björn Polan, Geschäftsführer der EK‑UNICO GmbH. „Es stand lediglich fest, dass unser Kooperationspartner eine auf das Gesundheitswesen und insbesondere auf die Belange der Universitätsmedizin spezialisierte Einkaufsgemeinschaft sein soll.“
Diese zentralen Anforderungen erfüllten alle Bieter, die sich auf die Teilnahme am Verfahren bewarben. So wurden in den folgenden Monaten alle vorgelegten Bieter-Konzepte umfangreich geprüft und bewertet. Offene Punkte wurden in Dialoggesprächen zwischen den Bietern und einer Task Force der EK‑UNICO GmbH diskutiert. „Beachtlich ist die kurze Zeit, in der dieses umfangreiche und komplexe Vergabeverfahren mit einem sehr guten Ergebnis zu Ende geführt wurde.“, führt Björn Polan weiter aus. „Unmittelbar nach dem Beschluss unserer Gesellschafter im Mai 2020 wurde die Aufforderung zur Teilnahme am Vergabeverfahren veröffentlicht. Dass die Zuschlagserteilung bereits sieben Monate später am 08. Dezember 2020 erfolgen konnte, ist maßgeblich dem persönlichen und zeitintensiven Engagement der Mitglieder unserer „Task Force Strategische Kooperation“ zu verdanken. Ich habe hohen Respekt vor der Leistung der Beteiligten unserer Mitgliedshäuser, die dieses Pensum zusätzlich zum Klinikalltag absolvierten. Dafür möchte ich mich herzlich bedanken.“
Mitglieder der Task Force waren Ekkehard Zimmer (Universitätsklinikum Düsseldorf), Dr. Wolfgang Csaszar (Universitätsklinikum Bonn), Thomas Lüchtefeld (Universitätsklinikum Münster) und Marc Lützeler (Universitätsklinikum Aachen). Begleitet wurde die Task Force von den Anwälten Dr. Thomas Gohrke, Dr. Hennig Holz und Ulf-Dieter Pape der Rechtsanwaltsgesellschaft Luther.
Operativer Einkauf
Der operative Einkauf ist verantwortlich für die Umsetzung der elektronischen Bedarfsanforderungen, der Sicherstellung zuverlässiger und termingerechter Bereitstellung der Ware am Zielort sowie der Bearbeitung von Rücksendungen, Fehllieferungen und Kundenreklamationen.
Um einen weitestgehend automatisierten Einkauf und vereinfachte Bestellabläufe zu gewährleisten, führt der Einkauf zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen einen elektronischen Katalog.
Einkauf für Investitionen
Dieser Bereich des Einkaufs ist für die Beschaffung von Investitionsgüter zuständig. Das kann einzelne Beschaffungselemente als auch Projektbeschaffungen betreffen.
Das Team ist nach den aktuellen Schwellenwerten (siehe Schwellenwerte unter "Vergabe- und Vertragsmanagement") in zwei Team-Gruppen aufgeteilt: Das Team für Beschaffungen im unterschwelligen Bereich und das Team für Beschaffungen im oberschwelligen Bereich.
Kontakt zum Team Einkauf Invest
Vergabe- und Vertragsmanagement
Als öffentlicher Auftraggeber im Sinne des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) unteliegt das Universitätsklinikum Heidelberg dem geltenden Vertragsrecht.
Die Frage, ob ein Auftragsgegenstand öffentlich ausgeschrieben werden muss, wird durch die Prüfung sogenannter Schwellenwerte beantwortet. Ab einem Netto-Auftragswert von 10.000 € (Bauleistungen) bzw. 50.000 € (Liefer- und Dienstleistungen) ist eine Ausschreibung nach nationalem Recht durchzuführen.
Die Schwellenwerte, ab denen eine Ausschreibung nach europäischem Recht notwendig ist, werden im Abstand von zwei Jahren von der EU angepasst. Seit 01.01.2022 liegen sie bei 215.000 € netto (Liefer- und Dienstleistungen) bzw. 5.382.000 € netto (Bauleistungen).
Die strengeren EU-Vergabevorschriften fordern nach der Veröffentlichung einer Ausschreibung eine Angebotsfrist von mind. 30 Tagen. Dieser Zeitraum steht sämtlichen interessierten Unternehmen für eine Angebotserstellung zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Angebotsfrist werden die elektronisch eingegangenen Angebote ausgewertet und Vergabeankündigungen an alle Firmen, die ein Angebot eingereicht haben (die sogenannten „Bieter“), versandt. Im Anschluss beginnt eine 10-tägige Wartefrist, nach deren Ablauf ein Zuschlag an den erfolgreichen Bieter erteilt werden darf.
Unsere Ausschreibungen sowie die dazugehörigen Vergabeunterlagen finden Sie nach Veröffentlichung zum Download auf dem elektronischen Vergabeportal "Vergabeportal-BW" (www.vergabeportal-bw.de).
Gerne steht Ihnen das Vergabemanagement des Geschäftsbereichs 3 via E-Mail für weitere Fragen zur Verfügung.
Information für Lieferanten
Welche Einkaufsabteilung ist für welches Produkt zuständig?
Insgesamt drei Einkaufsbereiche teilen sich die Beschaffung. Im folgenden finden Sie die Abteilungen mit den Hauptgruppen:
Apothekenpflichtige Produkte, Reagenzien, Chemikalien, pharmazeutische Produkte: Einkauf der Apotheke
Möbel, Geräte im Anschaffungspreis > 297,50 inklusiver MwSt.: Siehe Konzerneinkauf, Einkauf für Investitionen,
Medizinisches Verbrauchsmaterial, Wirtschafts- und Verwaltungsbedarf, technischer Bedarf: Siehe Konzerneinkauf, strategisches Beschaffungsmanagement
Wie können neue Produkte vorgestellt werden?
Neue Produkte müssen zunächst im strategischen Beschaffungsmanagement vorgestellt werden. Dort wird geprüft, ob der Einsatz des neuen Produktes wirtschaftlich und sinnvoll ist. Sofern das Produkt eine Neuentwicklung darstellt, stellt der strategische Einkauf Kontakt mit möglichen Nutzern her und koordiniert die Kontaktaufnahme mit dem Lieferanten. Kann das neue Produkt ein bisher eingesetztes Produkt ersetzen, koordiniert der strategische Einkauf mögliche Testungen bei den Anwendungsbereichen/ausgewählten Anwendungsbereichen für die Prüfung der Einsetzbarkeit und Wirtschaftlichkeit des Produktes.
Terminvergabe im strategischen Beschaffungsmanagement
Die Terminvergabe im strategischen Beschaffungsmanagement erfolgt in der Regel nur nach telefonischer Absprache.
- In Ausnahmefällen per Mail: Der Termin darf nur dann wahrgenommen werden, wenn der Termin per Mail vom strategischen Einkäufer ausdrücklich bestätigt wurde. Keine Antwort ist Terminabsage.
- Von unangemeldeten Besuchen bitten wir abzusehen.
Warum muss ein Lieferant seine Produkt-Barcodes elektronisch zur Verfügung stellen?
Die Abrechnung der Artikel und nötige Dokumentationen erfolgen zu einem großen Teil über das Scannen mittels Barcodes. Die Artikel-Barcodes müssen vor Lieferung dem Einkauf elektronisch zur Verfügung gestellt werden, damit diese in das SAP-System eingepflegt werden können. Dafür haben wir eine E-Mail-Adressen eingerichtet, an die Sie Ihre Barcode-Daten melden können (MS Excel ab Version 2003).
E-Mail-Adresse für Meldung Ihrer Barcodes: Datenmanagement.GB3(at)med.uni-heidelberg.de
Produktrückrufe und Sicherheitsinformationen
Wenden Sie sich mit Produktrückrufen und Sicherheitsinformationen bitte immer an die offizielle Stelle für Medizinproduktesicherheit am Universitätsklinikum Heidelberg:
SicherheitMedizinprodukte.ZIM(at)med.uni-heidelberg.de
Kontaktieren Sie bitte bei Produktrückrufen und Sicherheitsinformationen, die medizinisches Verbrauchsmaterial betreffen, zusätzlich den Geschäftsbereich Materialwirtschaft:
Retouren
Mit dem Lieferanten vereinbarte Retouren (Rückholung von Waren) haben zum mit dem operativen Einkauf vereinbarten Zeitpunkt zu erfolgen. Wenn kein Datum festgelegt wurde, hat die Retoure innerhalb vom 5 Arbeitstagen ab der Meldung der Retoure zu erfolgen. Veränderungen sind mit dem operativen Einkauf abzusprechen.
Sollte die Ware vom Lieferanten nicht bis zum vereinbarten Zeitpunkt abgeholt sein, gehen wir davon aus, dass der Lieferant auf die Rückholung der Ware verzichtet und den Rechnungsabzug/Erteilung einer Gutschrift dennoch zustimmt. Die Ware wird ggf. humanitären Zwecken zugeführt
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Klinikums
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