Geschäftsbereich Konzerneinkauf

Der Geschäftsbereich Konzerneinkauf ist verantwortlich für die Versorgung aller klinischen, administrativen und Forschungsbereiche des Universitätsklinikums Heidelberg mit medizinischen Verbrauchsgütern (ausgenommen apothekenpflichtigen Artikeln), Technischem-, Wirtschafts- und Verwaltungsbedarf sowie für die Lebensmittelbeschaffung der Speiseversorgung.

Die Aufgabe des Geschäftsbereichs ist es, die Versorgungssicherheit im Klinikum zu gewährleisten sowie die Versorgung unter höchsten Qualitätsansprüchen wirtschaftlich und flexibel zu gestalten.

So erreichen Sie uns
Berliner Straße 10
69120 Heidelberg


06221 56-5502

Der operative Einkauf ist verantwortlich für die Umsetzung der elektronischen Bedarfsanforderungen, der Sicherstellung zuverlässiger und termingerechter Bereitstellung der Ware am Zielort sowie der Bearbeitung von Rücksendungen, Fehllieferungen und Kundenreklamationen.

Um einen weitestgehend automatisierten Einkauf und vereinfachte Bestellabläufe zu gewährleisten, führt der Einkauf zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen einen elektronischen Katalog.

Kontakt zum Team operativer Einkauf

Dieser Bereich des Einkaufs ist für die Beschaffung von Investitionsgüter zuständig. Das kann einzelne Beschaffungselemente als auch Projektbeschaffungen betreffen.

Das Team ist nach den aktuellen Schwellenwerten (siehe Schwellenwerte unter "Vergabe- und Vertragsmanagement") in zwei Team-Gruppen aufgeteilt: Das Team für Beschaffungen im unterschwelligen Bereich und das Team für Beschaffungen im oberschwelligen Bereich.

Kontakt zum Team Einkauf Invest

 

Als öffentlicher Auftraggeber im Sinne des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) unteliegt das Universitätsklinikum Heidelberg dem geltenden Vertragsrecht.

Die Frage, ob ein Auftragsgegenstand öffentlich ausgeschrieben werden muss, wird durch die Prüfung sogenannter Schwellenwerte beantwortet. Ab einem Netto-Auftragswert von 10.000 € (Bauleistungen) bzw. 50.000 € (Liefer- und Dienstleistungen) ist eine Ausschreibung nach nationalem Recht durchzuführen.

Die Schwellenwerte, ab denen eine Ausschreibung nach europäischem Recht notwendig ist, werden im Abstand von zwei Jahren von der EU angepasst. Seit 01.01.2024 liegen sie bei 221.000 € netto (Liefer- und Dienstleistungen) bzw. 5.538.000 € netto (Bauleistungen).

Die strengeren EU-Vergabevorschriften fordern nach der Veröffentlichung einer Ausschreibung eine Angebotsfrist von mind. 30 Tagen. Dieser Zeitraum steht sämtlichen interessierten Unternehmen für eine Angebotserstellung zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Angebotsfrist werden die elektronisch eingegangenen Angebote ausgewertet und Vergabeankündigungen an alle Firmen, die ein Angebot eingereicht haben (die sogenannten „Bieter“), versandt. Im Anschluss beginnt eine 10-tägige Wartefrist, nach deren Ablauf ein Zuschlag an den erfolgreichen Bieter erteilt werden darf.

Unsere Ausschreibungen sowie die dazugehörigen Vergabeunterlagen finden Sie nach Veröffentlichung zum Download auf dem elektronischen Vergabeportal "Vergabeportal-BW" (www.vergabeportal-bw.de).

Gerne steht Ihnen die Vergabestelle des Geschäftsbereichs Konzerneinkauf via E-Mail für weitere Fragen zur Verfügung.

Kontakt zum Team Vergabestelle

Insgesamt drei Einkaufsbereiche teilen sich die Beschaffung. Im folgenden finden Sie die Abteilungen mit den Hauptgruppen:
Apothekenpflichtige Produkte, Reagenzien, Chemikalien, pharmazeutische Produkte: Einkauf der Apotheke
Möbel, Geräte im Anschaffungspreis > 297,50 inklusiver MwSt.: Siehe Konzerneinkauf, Einkauf für Investitionen,
Medizinisches Verbrauchsmaterial, Wirtschafts- und Verwaltungsbedarf, technischer Bedarf: Siehe Konzerneinkauf, strategisches Beschaffungsmanagement

Neue Produkte müssen zunächst im strategischen Beschaffungsmanagement vorgestellt werden. Dort wird geprüft, ob der Einsatz des neuen Produktes wirtschaftlich und sinnvoll ist. Sofern das Produkt eine Neuentwicklung darstellt, stellt das zuständige Teammitglied aus dem strategischen Beschaffungsmanagement Kontakt mit möglichen Anwendungsbereichen her und koordiniert die Kontaktaufnahme mit dem Lieferanten. Kann das neue Produkt ein bisher eingesetztes Produkt ersetzen, koordiniert das strategische Beschaffungsmanagement mögliche Testungen bei den Anwendungsbereichen/ausgewählten Anwendungsbereichen für die Prüfung der Einsetzbarkeit und Wirtschaftlichkeit des Produktes.

Die Terminvergabe im strategischen Beschaffungsmanagement erfolgt in der Regel nur nach telefonischer Absprache.

  • In Ausnahmefällen per Mail: Der Termin darf nur dann wahrgenommen werden, wenn der Termin per Mail vom strategischen Einkäufer ausdrücklich bestätigt wurde. Keine Antwort ist Terminabsage.
  • Von unangemeldeten Besuchen bitten wir abzusehen.

Die Abrechnung der Artikel und nötige Dokumentationen erfolgen zu einem großen Teil über das Scannen mittels Barcodes. Die Artikel-Barcodes müssen vor Lieferung dem Einkauf elektronisch zur Verfügung gestellt werden, damit diese in das SAP-System eingepflegt werden können. Dafür haben wir eine E-Mail-Adressen eingerichtet, an die Sie Ihre Barcode-Daten melden können (MS Excel ab Version 2003).

E-Mail-Adresse für Meldung Ihrer Barcodes: Datenmanagement.GB3(at)med.uni-heidelberg.de

Wenden Sie sich mit Produktrückrufen und Sicherheitsinformationen bitte immer an die offizielle Stelle für Medizinproduktesicherheit am Universitätsklinikum Heidelberg:

SicherheitMedizinprodukte.ZIM(at)med.uni-heidelberg.de

Kontaktieren Sie bitte bei Produktrückrufen und Sicherheitsinformationen, die medizinisches Verbrauchsmaterial betreffen, zusätzlich den Geschäftsbereich Materialwirtschaft:

Produktrueckrufe.GB3(at)med.uni-heidelberg.de

Mit dem Lieferanten vereinbarte Retouren (Rückholung von Waren) haben zum mit dem operativen Einkauf vereinbarten Zeitpunkt zu erfolgen. Wenn kein Datum festgelegt wurde, hat die Retoure innerhalb vom 5 Arbeitstagen ab der Meldung der Retoure zu erfolgen. Veränderungen sind mit dem operativen Einkauf abzusprechen.
Sollte die Ware vom Lieferanten nicht bis zum vereinbarten Zeitpunkt abgeholt sein, gehen wir davon aus, dass der Lieferant auf die Rückholung der Ware verzichtet und den Rechnungsabzug/Erteilung einer Gutschrift dennoch zustimmt. Die Ware wird ggf. humanitären Zwecken zugeführt

Unter den nachfolgenden Link finden Sie die AGB des Klinikums

Bitte klicken Sie: hier.

Hier finden Sie unsere aktuellen Stellenangebote - hier