Vorsicht bei Einsicht in die Personalakte

In einem Rundschreiben an Beschäftigte der HA 3 Technik werden diese gebeten ihre Fort- und Weiterbildungen mitzuteilen oder die Vollmacht zu erteilen die Personalakte einsehen zu dürfen.

 

Der Personalrat rät von der Erteilung dieser Vollmacht dringend ab!

 

Zu der Personalakte des einzelnen Arbeitnehmers gehören z.B.:

• alle Bewerbungsunterlagen einschließlich Lebenslauf und Zeugnisse, Personalfragebogen, ärztliche Beurteilungen, Eignungstests, alles über Lohn und Gehalt (einschließlich Pfändungen und Abtretungen),
• Angaben zur Person einschließlich Personenstand, Berufsausbildungen, Arbeitsunfälle, Krankheitszeiten, Abmahnungen u.s.w.

 

Diese Angaben darf der Arbeitgeber in der Personalakte verwalten, jedoch ist es in keiner Weise notwendig, dass der/die direkte Vorgesetzte oder andere Mitarbeiter/innen über alle Details des/der Arbeitnehmers/in Bescheid wissen.

 

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in seiner Entscheidung vom 15.07.1987 - 5 AZR 215/86 (BB 1991, 2380) wegen der besonderen Sensibilität von Personalakten Grundsätze über deren Verwaltung aufgestellt.

Hier Auszüge daraus:

• Die Personalakten sollen nicht allgemein zugänglich sein, sondern müssen sorgfältig verwahrt werden. Auch muss der Kreis der mit der Personalakten befassten Beschäftigten möglichst eng gehalten werden.
• So kann die Führung besonderer Personalakten erforderlich sein oder die Verwendung verschlossener Umschläge, die eine zufällige Kenntnisnahme (durch beliebige Dritte, unzuständiger Sachbearbeiter, aber auch durch einen zuständigen Sachbearbeiter, der beim Heranziehen der Personalakte zur Bearbeitung eines bestimmten Falles zufällig die nicht fallrelevanten Daten liest) verhindern.