Praktikum "Informationssysteme des Gesundheitswesens": WS 06/07

Barcodes für das elektronische Archiv ("BeA")

Gegenstand und Bedeutung

In einer Patientenakte werden alle Dokumente gesammelt, die während der Behandlung eines Patienten in einer Einrichtung anfallen. Im Rahmen der Patientenversorgung dienen die Dokumente in der Patientenakte als Erinnerungs- und Kommunikationshilfe. Damit trägt die Qualität der Daten in der Akte zur Qualität der Patientenversorgung bei.
Werden die Dokumente auf einem elektronischen Datenträger gespeichert, so spricht man von einer elektronischen Patientenakte (EPA). In zahlreichen Kliniken in Deutschland wird zurzeit, die EPA eingeführt, da so die Daten schneller und von mehreren Anwendern zeitgleich zugreifbar sind.
In größeren Häusern wie es zum Beispiel das Universitätsklinikum Heidelberg ist, erfolgt dies in der Regel schrittweise:
Dabei sind prinzipiell zwei Vorgehensweisen denkbar:

• Die Langzeitarchivierung der Patientenakte erfolgt konventionell: Dokumente, die rechnerunterstützt vorliegen, werden zur Vervollständigung der Akte ausgedruckt.
• Die Langzeitarchivierung der Patientenakte erfolgt elektronisch: Dokumente, die papierbasiert vorliegen, werden zur Vervollständigung der Akte eingescannt.

Die Kopfklinik in Heidelberg ist ein Gebäude, in dem sechs Universitätskliniken angesiedelt sind: Augenklinik, Hals-Nasen-Ohrenklinik, Mund-Zahn-Kiefer-Klinik, Neurochirurgische Klinik, Neurologische Klinik, Radiologische Klinik. Die Archivierung der Patientenakten dieser sechs Kliniken erfolgt zurzeit gemeinsam in dem so genannten Zentralarchiv Kopfklinik. Hier werden in der Regel die Akten der letzten drei Jahre archiviert, bis sie dann in das so genannte Altarchiv in Wieblingen ausgelagert werden.
Um Zuge der Umstellung auf elektronische Patientenakten, sollen nun alle Akten des Zentralarchivs Kopfklinik von einem externen Dienstleister eingescannt und in der elektronischen Patientenakten zur Verfügung gestellt werden. Damit die Dokumente in der elektronischen Patientenakte auch gut wiedergefunden werden können, werden sie alle einem so genannten Dokumententyp zugeordnet. Beispiele sind die Dokumententypen Anamnesebogen oder EKG-Befund. Diese Typen finden sich auch in der elektronischen Patientenakte wieder, so dass Sie sich alle EKG-Befunde eines Patienten auflisten und sich zum Beispiel den aktuellsten anschauen können. Die Zuordnung eines konkreten Dokuments zu einem Dokumententyp erfolgt derzeit über einen eindeutigen Barcode.
Die Dokumente, die sich derzeit im Zentralarchiv der Kopfklinik befinden, sind noch nicht mit einem Barcode versehen. Damit der Scan-Dienstleister sie trotzdem dem richtigen Dokumententyp zuordnen kann, wurde für jede Klinik eine so genannte Musterakte angefertigt, die alle in der Klinik vorkommenden Dokumententypen enthält.

Problematik

Auch wenn in den Kliniken eine elektronische Patientenakte verfügbar ist, sind wir vom papierlosen Krankenhaus noch weit entfernt: Der Patient bringt Dokumente von außerhalb mit, Dokumente aus Subsystemen werden ausgedruckt oder einige Prozesse werden noch mit papierbasierten Formularen unterstützt. Diese werden während des Aufenthaltes des Patienten in einer so genannten Präsenzakte gesammelt. Nach Entlassung des Patienten und nach Fertigstellung des Arztbriefes, wird die Präsenzakte ‚abgeschlossen’ und an das Zentralarchiv der Kopfklinik übermittelt. Dort werden die Präsenzakten einmal wöchentlich vom Dienstleister abgeholt, eingescannt, als DVD zurückgebracht und dann in die elektronische Patientenakte eingelesen.

Motivation

Zur Optimierung des Scan-Vorgangs sollten alle papierbasierten Dokumente mit dem Bar-Code für den Dokumententyp versehen sein. Bei externen Dokumenten kann dies nur über das Aufkleben des entsprechenden Bar-Codes erfolgen. Da die Zahl der Barcodes mit etwa 100 Dokumententypen doch recht hoch ist, ist dies durchaus ein komplexer und fehleranfälliger Vorgang. Da sollte für alle intern erzeugten Dokumente angestrebt werden, dass der Barcode, bereits auf das Dokument aufgedruckt ist.

 

Problemstellung

Problem 1:
Es ist unklar, durch welche Quellen, die papierbasierten Dokumente in den Kliniken der Kopfklinik und den Abteilungen der Psychiatrie erzeugt werden und damit, ob ein Bedrucken mit Barcodes möglich ist.

Problem 2:
Die Dokumententypen unterscheiden sich von Klinik zu Klinik. Es existiert eine Access-Datenbank, mit der die Barcodes in der Medizinischen Klinik erzeugt werden können. Für die Kliniken der Kopfklinik und die Psychiatrie werden teilweise andere Barcodes benötigt.

Zielsetzung

Ziel 1 zu Problem 1:
Ziel 1.1:
Ermittlung der Quellen für intern erzeugte Papierdokumente
Ziel 1.2:
Entwurf eines Konzeptes, wie möglichst viele Papierdokumente von vorneherein mit Barcodes versehen werden können.

Ziel 2 zu Problem 2:
Ziel 2.1:
Erweiterung der Access-Datenbank, so dass die Barcodes unterschiedlicher Kliniken verwaltet werden können.
Ziel 2.2:
Entwurf und Implementierung einer geeigneten Benutzerführung
Ziel 2.3:
Eingabe der Dokumententypen für die Kliniken der Kopfklinik und die Abteilungen der Psychiatrie.